提升档案社会利用效率与服务便利化水平

海南日报全媒体记者从有关部门获悉，由省市场监管局、省档案局联合制定的《经营主体登记档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）将于2026年1月12日起正式施行，旨在进一步加强全省经营主体登记档案的规范化、标准化管理，有效保护登记档案资源安全，提升登记档案社会利用效率与服务便利化水平。

当前，随着海南经营主体数量持续增长、跨区域流动日益频繁，对档案数字化转型、跨区域迁移便利化、信息安全与利用便利的需求与日俱增。《办法》共5章18条，系统构建了登记档案管理的制度框架，针对性地解决了本地档案收集、保管、迁移、查询等环节的不规范问题，并通过提供便捷化的查询服务，有力支持政府决策、司法协作、商业活动与社会公众的信息需求，促进数据要素的合规高效流通利用。

《办法》明确，电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，推行以电子归档为主。经营主体注销后档案保管期限一般为20年，并建立定期鉴定与移交机制。在保留传统窗口线下查询方式的同时，大力推广通过“海南省企业电子档案查询系统”进行线上电子化查阅，提供包括“海易办”APP实名认证、电子营业执照扫码授权等多种便捷认证查询方式。

《办法》强化安全管理与风险防控。注重保护国家秘密、商业秘密、个人隐私与个人信息，要求归档时对敏感信息进行专门处理。明确规定禁止不正当查询行为，并创新性提出在省级查询系统中部署智能审核与熔断机制，通过技术手段结合定期人工抽检，构建“技术+人工”双重风险防范体系，对违规行为采取账户冻结、权限暂停、列入黑名单等管控措施。

下一步，省市场监管局将联合相关部门，积极推动《办法》落地执行，督促各市县分批分类推进历史档案数字化归档工作，不断完善海南省企业电子档案查询系统功能。